Вчера закончил новую книгу Максима Ильяхова и Люды Сарычевой «Новые правила деловой переписки».
Главная идея книги:
Книга понравилась мне подходом, мысли авторов очень хорошо подошли моей картине мира.
Авторы не предлагают 100 продающих приемов, пиши так и получи миллион заказов, молодую любовницу, дом в Ницце. Авторы предлагают думать о своем читателе, сделать ему удобно, чтобы ему не пришлось делать работу за вас. Это не даст 100% к успеху, но если мы проявляем заботу и уважение, человек с большей вероятность ответит и поможет нам.
Можно писать плохо, можно писать без уважения, если нас с читателем связывают рабочие отношения, скорее всего он нам ответит и сделает, что мы хотим, но без желания. А можно сделать человеку удобно, дать всю нужную информацию, дать возможность отказать и человеку будет проще согласиться помочь нам.
Что раздражает в письмах:
- Письма без темы. Письмо без темы невозможно найти даже через пару рабочих дней. В хорошем письме из темы понятно, о чём письмо, какое требуется действие и в какой срок. В теме нужны подробности, которые помогут принять решение — читать письмо сейчас или отложить на потом. Новый вопрос — новая тема.
- Когда пишут «Уважаемые коллеги!». Лучше обратиться адресно к каждому, каждого персонально попросить, каждому дать нужную информацию. Адресное обращение лучше коллективного. Если адресатов слишком много, то лучше собрать встречу, а не решать вопрос по почте.
- Когда пишут в отпуск или выходные «Как отпуск?», «Как выходные?». Злит не то, что человек пишет в это время, а то что это как будто нормально, врываться с работой в личное время, без извинений.
- Абстрактные рассуждения. В хорошем письме всегда есть четкая просьба и срок. Когда получаешь письмо рассуждение «Я подумал… Можно бы сделать…» не понятно как отвечать на это письмо и главное что делать.
- Когда вмешиваются в личные дела. Не спрашивайте как у человека со временем, не давите важность. Опишите задачу и спросите, сможет ли человек помочь. Он сам решит достаточно ли времени, чтобы помочь вам.
- «Заранее спасибо». Это типичная манипуляция, мы сказали спасибо, значит нам должны помочь. Давление — это не приятно. Каждый человек имеет право отказать, помните об этом, когда просите о чем-то.
- Когда путают имя или называют не так как представился. Относитесь к имени внимательно, особенно если имя и фамилия похоже, можно легко перепутать и назвать Максима Ильяхова — Ильей или Катю Светову — Светой. Пишите имя всегда так, как человек представился, Ирэн, не Ира, а Марго, может не Маргарита.
- Ирония, сарказм, пассивная агрессия. Приходите к людям с добром, а не с ехидной ухмылкой, все ошибаются.
- Когда пишут огромное письмо с несколькими вопросами. Правило для удобства такое: Один вопрос на одно письмо.
- Когда напоминают о сроках. Никому не нравится, когда его пинают, даже если он сам виноват, что срывает сроки. Вместо пинка, предложите помощь, это будет лучше для всех.
- Когда пишут красивые слова с заботой и уважением, а в письме вы получаете все то, что бесит.
Как не раздражать читателя
- Проверяйте орфографию и пунктуацию. Если письмо небрежное, оно показывает пренебрежение к читателю, это неприятно.
- Соблюдайте границы. Не пишите в письмах коллегам и партнерам, также как в чате с друзьями. Если конечно, вы не обговорили обратное и всех это устраивает. Придерживайтесь формального тона.
- Не перекладывайте ответственность. Задавайте конкретные вопросы, конкретным людям. Отдельный сорт перекладывания ответственности — фразы типа «передам коллегам», «по решению руководства», «это не в моей компетенции». Перевод: «Отстань, я помогать тебе не буду».
- Бездумно не повторяйте за другими. Раздражает, когда офисные фразочки повторяются бездумно и по привычке. Самая ненавистная такая фраза всех времен — «Доброго времени суток». Если однажды мы захотим вызвать гнев читателя с первой же строки — мы начнем письмо именно с такого приветствия.
- Не давите спешкой и срочностью. Раздражает не слово «срочно», раздражает неуважение. Раздражает, когда к твоему времени относятся как к расходному материалу. Раздражает, что менеджер может подгонять не из-за срочности, а просто ради забавы, как погонщик подгоняет лошадей. Всё это — неуважение, и всё это раздражает.
- Не скрывайте за вежливыми словами сложную задачу, агрессию и перекладывание ответственности. Все уже давно научились читать между строк. Людей раздражает, когда к ним относятся без уважения, нарушают их границы и скидывают ответственность.
Заключение
Все, что написано в этой книге, не обязательно. Деловая переписка — это в первую очередь про дело и уже потом про — отношения. Можно делать дело без уважения. Террор работает также, как и хорошее отношение. Можно накричать, шантажировать и унизить сотрудника и он сделает, что нужно. А можно проявить уважение к границам другого человека, его времени, помочь разобраться в задаче и не перекладывать ответственность. Все зависит от вас. От вашего уважения к себе.
