Как не допустить ошибок при аренде офиса


Выбор нового офиса для бизнеса важное решение, которое будет иметь последствия для вашей компании. Рынок недвижимости – это минное поле для неопытных людей. Где ошибки при аренде помещений для бизнеса стоят денег. Иногда очень больших денег.

Невыдуманные истории:

В 2009 году международная фармацевтическая компания арендовала офис, а переехала в него на год позже срока. Из-за ошибок планирования, постоянной смены архитекторов и консультантов. Компания платила за оба офиса целый год.

Крупная промышленная группа арендовала офис, а собственник сорвал сроки въезда.Старый офис попросили освободить. Счастье, что удалось остаться в прежнем офисе за двойную цену. А не оказаться на улице…

 

Мы собрали частые ошибки, которые допускают арендаторы и советы как их избежать:

  1. Не составляют план.

Перед тем как искать офис подумайте над своим бюджетом и размером помещения. Учитывайте цели, а не интересы. Узнайте полную цену недвижимости. Арендная ставка лишь часть цены. Полная стоимость включает в себя: операционные расходы, страховку, НДС, коммунальные платежи, ежегодную индексацию. Площадь помещения не главное, важнее количество рабочих мест. Подумайте, сколько клиентов будет посещать вас ежедневно. Нужны ли вам дополнительные технические особенности.  Такие как усиленный пол или повышенное хладоснабжение, энергопотребление.

Совет: Наймите архитектора для создания макета офиса. Сделайте тестовую рассадку сотрудников. Так, вы выясните нужный размер помещения. Хороший архитектор подскажет вам о нюансах. Если у вас много оборудования или это спец. техника, вам придется усилить пол.  Сделать дополнительное охлаждение или провести дополнительные телекоммуникации. Зная эти детали, вы сохраните своё время и деньги.

  1. Не обращаются за помощью к профессионалам.

Вы эксперт в своем деле. Ваш опыт исчисляется десятками лет в профессии. Клиенты доверяют вам сложные и дорогие заказы. Вы, в свою очередь, не доверяете профессионалам в сфере недвижимости.

Брокеры знают тонкости рынка недвижимости, они ведут переговоры за вас. Их знания и советы обезопасят вас от съема помещения, с которого вы съедите через несколько месяцев. Это касается и юристов. Арендаторы нанимают юристов, которые не специализируются на недвижимости – это ошибка. Вам нужен хороший юрист по недвижимости. Дело в специализации, юрист может не знать принципов работы рынка недвижимости. Это как попросить веб-разработчика написать приложение на Java.

 

3.Работают с плохими брокерами.

Работа с брокерами не всегда экономит ваши деньги. Арендаторы думают, что если они обратятся в большую компанию, то получат лучшие условия. Это не так. Большие фирмы представляют как арендаторов, так и собственников. Поэтому агенты предлагают те адреса, которые выгодны им. Они получают повышенный процент с определённых объектов недвижимости. Брокеры манипулируют вашим выбором. В итоге вы получаете не то что нужно вам. Переплачиваете за помещение.

Совет: Найдите несколько независимых агентов, проанализируйте их предложения и покажите друг другу. Если брокеры хвалят свои помещения и критикуют чужие, они материально заинтересованы продать вам недвижимость из своего списка. Независимый эксперт будет отстаивать ваши интересы.

 

  1. Не проверяют документы

Аренда офиса подразумевает огромную кипу бумаг. Одна из самых частых ошибок – арендаторы подписывают документы не глядя.

Арендодатели тщательно продумывают как получить максимум выгоды из каждого квадратного метра. Поэтому документы на право собственности необходимо проверять. Убедитесь, что ваша площадь предназначена для коммерческого использования,  подходит для использования вашей фирмой.  Что она соответствует правилам безопасности и построена в соответствии со всеми техническими требованиями.

Совет:  Помимо бумаг проверьте состояние отопления и электричества. Хозяин будет говорить вам, об отличном состоянии систем, надеясь, что вы на самом деле не станете проверять надежность. Ремонт, вам будет стоить круглую сумму, если вы подписали договор, не проверив системы.

  1. Не заботятся о расторжении договора заранее.

Аренда помещения заканчивается, когда срок договора подходит к концу. Иногда арендатору нужно расторгнуть договор досрочно, арендодателю это невыгодно. Он отказывает в расторжении, в таком случае ,расторжение делается через суд. Суд не быстрый процесс, вы потеряете не только деньги, но и время.

При подписании договора укажите основания для расторжения.  Расторжение договора аренды необязательно происходит в судебном порядке. Важно – все основания для расторжения указать в договоре.

Совет: Укажите все случаи, при которых вы расторгнете договор в одностороннем порядке. Например, при невозможности использовать помещение по назначению, или если арендодатель не устранит недостатки помещения в определенный срок.

  1. Не рассчитывают время.

Арендаторы недооценивают как много времени занимает продление срока аренды, так и сам переезд. Это зависит от того какая у вас площадь, как сложно оборудование, сколько сотрудников — переговоры по сделке занимают от 6 до 12 месяцев, а могут в 2–3 раза больше если вы огромная корпорация.

Совет: Не растрогайте договор с предыдущим арендодателем, пока вы не уверены, что ваш переезд состоится в срок. Переезд может сорвать собственник нового офиса или компания-перевозчик, оставьте себе пути отхода.

Аренда офисного помещения сложный шаг для бизнеса.Неправильное расположение сделает дорогу сотрудников долгой и дорогой. По этой же причине бизнес может потерять клиентов. Плохо оборудованный офис заставит работников искать комфортные условия труда. Основывайте свой выбор на будущих потребностях вашей компании, а не только текущей ситуации. Теперь вы знаете самые распространённые ошибки и сможете их избежать.

Остались вопросы по переезду в новый офис? Пишите нам.

 

По вопросам написания и редактуры текстов:

Skype: I-can-make-u-smile

VK: https://vk.com/yashkatzigan

e-mail: yashkatzigan-собака-gmail.com